Правила за съставяне на разговор и характерни черти. План за подготовка на разговора

Планът за успешен бизнес разговор може да бъде представен под формата на шест групи въпроси, които трябва да си зададете, преди да започнете бизнес разговор. Научете как да разработите успешна стратегия за предстоящия си бизнес

Планът за успешен бизнес разговор може да бъде представен под формата на шест групи въпроси, които трябва да си зададете, преди да започнете бизнес разговор. Научете как да разработите успешна стратегия за вашия предстоящ бизнес разговор.

При съзнателна подготовка за разговор, преди разработване на стратегия и подробен план на разговора, се извършва предварителен анализ на личността на нашия събеседник и служебното му положение; последствията от нашето послание са предвидени. Няма да разглеждаме формалните аспекти на анализа, а ще очертаем възможен план за предварителен анализ на разговора. Този план може да се обобщи като шест набора от въпроси, които трябва да си зададете, преди да започнете бизнес разговор. Отговорите на въпроси ни позволяват да си представим очакваната оперативна ситуация, която може да се използва за разработване на стратегия, подробен план и работен план за делови разговор.

Чрез предварителен анализ трябва да се установи за какъв тип разговор говорим: дали ще бъде разговор, в който искаме да ускорим приемането на някакви решения (принудителен разговор), или основната цел на разговора е да прехвърлете информация на събеседника, за да събудите интереса му към нов проблем (информационен разговор); може би говорим за елиминиране на опциите на други хора и изпълнение на нашето решение (разговор за елиминиране); може би това е разговор, при който въвеждаме събеседника в нова тема (разговор-лекция).

Разработване на стратегии за разговор

Какво е стратегия за разговор? В какво се състои? Как да разработим стратегия за нашия бизнес разговор? Условно и крайно опростено можем да приемем, че стратегията за разговор е процес, който най-общо казано води до решаване на целите на този разговор, които очертахме. Във всеки случай изборът на стратегия се определя от темата на разговора. Тя се основава на набор от принципи, които дефинираме с помощта на теорията на комуникацията и психологията и които трябва да ни доведат до желаната цел. Разбира се, стратегията се променя от разговор на разговор и от събеседник на събеседник. Но колкото и мистично да звучи думата „стратегия“, все пак ще се опитаме да установим поне общи принципи и насокинашата работа по подготовката и провеждането на разговора:

• Представете си и опишете възможно най-убедително бъдещия си събеседник и очакваната от него реакция.
• Опитайте се да вникнете в целите и мотивите му, за да разберете изходната му позиция, логика и стратегия.
• Помислете как да създадете благоприятна атмосфера за разговор, да спечелите доверие, да избегнете напрежението, да сведете до минимум формализма и рутината в общуването, да проявите съчувствие и да бъдете внимателни към всички присъстващи. Ако в разговор участват както познати, така и непознати събеседници, тогава по правило трябва да сте по-сдържани към познатите събеседници и по-внимателни към новите. Човешката природа е да иска да се обръща към познати във всеки разговор и това може да постави новите събеседници в неравностойно, изолирано положение, което значително пречи на успеха на деловия разговор.
• Наблюдавайте, слушайте и оценявайте реакциите на събеседниците си и използвайте изводите, за да продължите деловия разговор и евентуално да промените плана му.
• Използвайте позитивен и оптимистичен начин за изразяване на вашите мисли и емоции.
• Задавайте възможно най-много въпроси, за да кристализира ситуацията възможно най-рано.
• Избягвайте внезапни обрати в разговора. Разбира се, всеки е неприятен, ако неочаквано го „залеят със студена вода“; същото важи и за нашия събеседник.
• Разработете общ метод на аргументация в този разговор: подробен план за аргументация, възможни контрааргументи.
• Помислете какви инструменти можете да използвате, за да насочите разговора в желаната посока и да предотвратите евентуални отклонения. Дори един прост модел на ориентация на разговора, въпреки факта, че измисленият пример и конкретният случай почти винаги се различават един от друг, означава голяма крачка напред - ние сме подготвили техниката и всичко, което трябва да направим, е да я адаптираме към даден случай.
• Очертайте алтернативни (резервни) цели, по-малко подходящи варианти и подгответе компромисни решения, в случай че вече не контролирате хода на разговора.
• Ако е възможно, разработете задачи стъпка по стъпка и постепенно ги включете в дизайна на разговора. Тяхната функция е да бъдат стълба, вместо рискован скок, ние ще направим сравнително лесно изкачване. И разбира се, трябва да предвидим процес за неутрализиране на коментари, ако те поемат в посока, която е изключително нежелана за нас.
• И накрая, осигурете по-нататъшен контакт със събеседника и обърнете внимание на възможността за нови дейности.

Тази обща стратегия за подготовка и провеждане на разговор може да се използва изцяло или частично за почти всеки бизнес разговор. Сега трябва да разработим конкретна стратегия за всеки конкретен бизнес разговор, която се определя от нас, личността на партньора, ситуацията, обстоятелствата и непосредствените цели.

Проверка на готовността ви за разговор

Преди да започнете разговора, е полезно да разгледате отново материалите, да анализирате свършената работа и да изясните някои подробности. За целта предоставяме списък с въпроси, които читателят може да допълни и адаптира към ежедневните си нужди. Преди да започнете разговор, отговорете сами на следните въпроси:

1. Обмислих ли всичко внимателно?

2. Напълно ли съм готов да отговоря правилно на възможните въпроси на събеседника?

3. Опитах ли се да си представя себе си на мястото на моя събеседник и да го разбера?

4. Моят план за разговор точен, ясен и правилен ли е?

5. Планът ми за разговор ще повдигне ли въпроси, на които не мога да отговоря?

6. Езикът ми изглежда естествен и убедителен?

7. Правилно ли е съставен планът за разговор, логично ли е изграждането му?

8. Всичките ми мисли ли са изразени точно и ясно?

9. Правилно ли е избран тонът на представяне?

10. Ако този разговор беше проведен с мен, щях ли да съм доволен от него?

Стил на представяне

Що се отнася до избора на думи, винаги трябва да се опитвате да използвате прости, добре познати и общоприети думи, разбираеми за всички. Това понякога противоречи на факта, че използваният термин в същото време трябва да бъде най-точен. Човек трябва да е наясно, че пласт от неясни, неразбираеми и неразбираеми термини може да обезсмисли цялата реч, независимо колко ясни и прости са били мислите на говорещия. В крайна сметка, когато говори, човек често се опитва да покаже своята „ученост“ и красноречие. Всъщност неразбираемата реч само създава объркване в главите на събеседниците, причинява им умора и неразбиране и ги лишава от интерес.

Следователно трябва да положите малко усилия, за да намерите правилната дума, правилната концепция и трябва да избягвате сурогатни думи, които значително намаляват яснотата на изразяване. Марк Твен веднъж говори за това: "Разликата между правилната дума и думата, която е близка по значение, е точно същата като разликата между светкавицата и блясъка на малка светулка.". Важно е да се гарантира, че любимите ви думи и поговорки не превръщат речта ни в набор от празни фрази.

Нека припомним, че неуместните съкращения на имената могат да доведат до истинско отчаяние нормален човек, невеж в дадена област.

Особено внимание трябва да се обърне на премахването на чужди думи, изрази и модни структури на изреченията от вашата реч. Чуждите думи и изрази, пренесени на нашия език, обикновено значително променят първоначалното си значение, поради което възникват редица недоразумения. Разбирането на тези думи от хора, които знаят този език и от хора, чието съзнание е достигнало до видоизменения и опростен смисъл, се различава толкова много, че дори е трудно да си представим.

При изграждането на изречения ситуацията е по същество същата. Основното е да бъдете ясни, да кажете точно това, което искате да кажете, и така че слушателят-събеседник да може да разбере какво му се казва възможно най-добре. Нека си припомним старата истина: който ясно мисли, ясно говори. Наистина, не е трудно да се види как не само хората с ниско ниво на образование често се оплакват, че не са в състояние да разберат много от това, което се намира в пресата, в лекциите, по радиото и телевизията. Това се случва, защото ораторът основно се опитва да подчертае своята ученост и образование, но всъщност с неразбираемо послание създава объркване и предизвиква враждебност от страна на своите събеседници и слушатели.

Затова нека използваме в изказванията си разбираеми за всички изрази. Те не трябва да са под формата на телеграфно съобщение, но не трябва да са и дълги. Всяка нова мисъл може да бъде изразена в нови изречения с чиста съвест. Изречението трябва да съдържа активна позиция; трябва да положите усилия и да свържете всички изречения в едно естествено, логично цяло. Граматическата коректност на конструкцията на изречението е от изключително значение.

Общи правила за запаметяване

Обобщавайки опита от ежедневната практика на делови разговори и съпоставяйки го с изводите и идеите на признати авторитети в тази област (теоретици и практици), стигнахме до анализа на нашата най-уязвима способност - способността за бързо и пълно запомняне. Ако се опитаме да запомним съдържанието на няколко дискусии, няма да има нужда да подчертаваме специално ролята на нашите „капацитети на паметта“.

За щастие можете значително да увеличите и без много затруднения обема и точността на запаметяването. Просто трябва да приложите няколко основни принципа, които отдавна са открити от изследователите. Нямаме намерение да се задълбочаваме в биологичната природа на паметта или да търсим различни дефиниции на този все още загадъчен химико-биологичен процес. Нека оставим това на специалисти, биолози, психолози и химици. Ще се ограничим до практически инструкции, които могат частично да облекчат ежедневните ни терзания.

В никакъв случай не трябва да се опитваме да запомним всичко, което минава през ушите ни. Този опит вероятно ще завърши с неуспех. Затова винаги трябва внимателно да избираме материала, който ще съхраняваме в паметта. В същото време запаметяването трябва да бъде подчинено на следните дългосрочни цели: да повишим ефективността на трудовата си дейност; създават предпоставки за активизиране на умствената дейност.

Много изследователи са открили и разработили десетки практически препоръки и принципи, чието прилагане ще помогне за развитието на паметта. Но запомнянето на всички тези препоръки би било твърде трудно и нерационално. Затова ще изберем четири или пет общи принципа, които трябва да бъдат достатъчно изчерпателни и да включват основните точки на останалите принципи. Тези общи правила (принципи) трябва да се прилагат съзнателно, докато станат наша плът и кръв, тъй като добрата памет е предпоставка за ефективното провеждане на всеки бизнес разговор.

Какво са общи правила за запомняне?

1. Мислите ни трябва да са насочени само към точното запомняне на съобщаваната информация, тоест изискват се воля и усилия, а не нагласа на очакване.

2. Трябва активно да реагираме на събитието, което трябва да запомним; трябва да слушате, обсъждате и мислите за това, докато се случва.

3. Спомнете си това събитие по-късно в удобен момент, така че да се консолидира, да не избледнява и да не се изтрива от паметта.

4. Внушете в себе си значението на това, което съзнателно искате да запомните, за да свържете това събитие във времето и пространството с други, като по този начин създадете опорни точки за запомняне.

5. Най-надеждният и бърз начин за подобряване на паметта е да се разработят системи за водене на записи и внимателно да се записва всичко, което считаме за необходимо. Ако е възможно, необходимото количество от това трябва да бъде максимално увеличено.

По-добре е да прилагаме всички тези правила последователно, което е основната предпоставка за повишаване на ефективността на нашите бизнес разговори.

Напомняме, че първите четири правила трябва да се прилагат едва след научаването на петото. Доказателствата показват, че повечето хора, които са постигнали успех, са използвали петото правило.

Водене на отчетност

Може ли някой да си спомни всичко, което трябва да запомни, или всичко, което би искал да запомни? Психолозите казват, а експериментите потвърждават, че дори най-талантливите хора забравят повече, отколкото помнят, когато става въпрос за работни материали. И половината от това, което остава в паметта, също е неточно. По този начин общото количество, запазено в паметта, в най-добрия случай се намалява до 15-20% от докладваното. Тези строги природни ограничения неизбежно ни принуждават да придобием специални умения за работа и ни пречат да се опитваме безразсъдно да запазим всички факти в паметта си. И това ни води до последното правило от предишния параграф - систематичното поддържане на съответните записи, което е особено важно за хора, заемащи отговорни длъжности и имащи широк спектър от отговорности, тъй като това е единственият начин да разширим границите на нашата памет. Известен е изразът: „Тетрадка с бележки е за бизнесмен това, което е мрежата за рибаря“. В тази връзка можем да посъветваме:

• систематично водете бележки в тетрадка;
• водете ги последователно и в един стил;
• никога не пестете от хартия.

Записите трябва, ако е възможно, да бъдат снабдени с подробни коментари, тъй като голите факти често по-късно се оказват почти безполезни, тъй като са много трудни за дешифриране.

Възниква въпросът: какво трябва да се запише? Полезно е да определим за себе си принципите, по които ще подбираме материал в следните области: какво трябва да се запише, какво да се запомни и какво да се забрави.

Също така трябва постоянно да сме наясно, че съществува риск от надценяване на собствените ни възможности, тъй като всеки е склонен да запомни определен материал, за да не го запише.

И последния въпрос. За какви цели могат да се използват записите? Някои автори препоръчват разделянето на всички материали (или файлове) на четири групи записи за по-голяма яснота и лесна поддръжка.

Тези групи включват:

• информация за бъдещи задължения с времеви печат. Нещата, които трябва да се направят през следващия месец, трябва да бъдат допълнени с напомняния за това, което предстои (делови разговори и срещи);
• специални задачи и дела, които не са свързани с ежедневните ни дейности, но които ни напомнят за себе си, докато не ги изпълним (писма, необходима информация, идентифициране на проблеми за обсъждане);
• данни, които може да ни потрябват в бъдеще, което може да се случи, когато вече са избледнели в паметта и тяхната важност е такава, че ще трябва да ги съобщим на някого или да ги използваме без грешки или пропуски;
• записи, които опресняват паметта или допринасят за по-пълно и точно запаметяване (формули, имена с описание на човек, спецификации, структура, термини с определения на значението).

Няма да навреди дори на човек, далеч от литературното поле, да знае как да състави диалог. За студенти, ученици, изучаващи курс по руски език, и начинаещи автори това умение е просто необходимо. Друга ситуация: детето ви моли за помощ с домашните. Да предположим, че той има за задача да състави диалога „Книга в нашия живот“ или нещо подобно. Семантичният компонент на задачата не създава затруднения. Но има сериозни съмнения относно репликите на героите, а самите реплики някак си не са изградени много последователно.

В такъв случай трябва да знаете как да съставите диалог на руски по дадена тема. В тази кратка статия ще се опитаме да анализираме концепцията за диалог, основните принципи на неговото изграждане и характеристиките на пунктуацията.

Що за форма е това?

Концепцията за диалог се отнася до процеса на взаимно общуване. Отговорите по време на него са осеяни с отговорни фрази с постоянна смяна на ролите на слушател и говорещ. Комуникативната характеристика на диалога е единството в изразяването, възприемането на мислите и реакцията към тях, отразено в неговата структура. Тоест съставът на диалога е взаимосвързаните реплики на събеседниците.

Без да знае как да пише диалог, новият писател е обречен на провал. В крайна сметка тази литературна форма е една от най-разпространените в произведенията на изкуството.

Когато диалогът е подходящ

Всеки път това се случва в конкретна ситуация, когато всеки от участниците е последователно слушател или говорител. Всяка от диалоговите реплики може да се разглежда като речев акт - действие, което предполага определен резултат.

Основните му характеристики се определят от целенасоченост, умереност и придържане към определени правила. Целенасочеността на речевото въздействие се отнася до скритите или явни цели на някой от участниците в диалога. Можем да говорим за съобщение, въпрос, съвет, заповед, команда или извинение.

За да постигнат собствените си цели, събеседниците последователно изпълняват определени намерения, чиято цел е да подтикнат другата страна към конкретни действия от вербален характер. Приканващата информация се изразява или директно под формата на повелителен глагол, или като: „Можете ли?“ и т.н.

Как да съставя диалог. Общи правила

1. Съобщенията се изпращат на части. Първо, слушателят се подготвя да възприеме информация, след това тя се обосновава и след това се представя директно (под формата, например, на съвет или молба). В същото време е необходимо да се спазват необходимите стандарти за етикет.
2. Темата на съобщението трябва да отговаря на основната цел на разговора.
3. Речта на събеседниците трябва да бъде недвусмислена, разбираема и последователна.

При неспазване на тези правила възниква нарушение на взаимното разбирателство. Пример може да бъде речта на един от събеседниците, която е неразбираема за другия (с преобладаване на непозната терминология или неясна артикулация).

Как започва разговор

В началото на диалога се подразбира поздрав и доста често се задава въпросът за възможността за самия разговор: „Мога ли да говоря с вас?“, „Мога ли да ви разсейвам?“ и т.н. След това най-често има въпроси за бизнеса, здравето и живота като цяло (най-често това се отнася за неофициални разговори). Трябва да използвате тези правила, ако например трябва да съставите диалог между приятели. След това обикновено пристигат съобщения за непосредствената цел на разговора.

Темата подлежи на доразвиване. Как да създадете диалог, който ще изглежда логичен и естествен? Неговата структура включва информацията на говорещия, която се представя на части, осеяни със забележки от събеседника, изразяващи неговата реакция. В даден момент последният може да вземе инициативата в разговора.

Краят на разговора се състои от заключителни фрази с обобщаващ характер и като правило се придружава от така наречените етикетни фрази, последвани от сбогуване.

В идеалния случай всяка тема на диалог трябва да бъде развита, преди да се премине към следващата. Ако някой от събеседниците не поддържа темата, това е знак за липса на интерес към нея или за опит за прекратяване на диалога като цяло.

За културата на словото

При изграждането на речево поведение от двамата събеседници се изисква разбирателство, известна способност да проникват в мислите и настроението на другия, да схващат мотивите му. Без всичко това успешната комуникация е невъзможна. Диалогичните техники включват различни комуникационни модели с разнообразни средства за изразяване на идеи, чувства и мисли, както и овладяване на тактически комуникативни умения.

Според общите правила всеки поставен въпрос изисква свой отговор. Очаква се стимулиращ отговор под формата на дума или действие. Разказът включва комуникация в отговор под формата на контрареплика или фокусирано внимание.

Последният термин се отнася до такава липса на реч, когато слушателят с помощта на невербални знаци (жестове, междуметия, изражения на лицето) дава да се разбере, че речта се чува и разбира.

Да преминем към писането

За да съставите писмен диалог, трябва да знаете основните правила за правилното му изграждане. И така, нека да разгледаме основните правила, по които можете да съставите диалог от 4 или повече реплики. Хем най-простите, хем доста объркващи със сложен сюжет.

Много автори го използват в своите произведения на изкуството. Диалогът се различава от пряката реч по липсата на кавички и нов параграф за всяка забележка. Ако забележката е дадена в кавички, тогава най-често се подразбира, че това е мисълта на героя. Всичко това е написано според доста строги правила, които са описани по-долу.

Как да съставим диалог на руски език в съответствие със законите на пунктуацията

Когато съставяте диалог, е много важно да използвате правилно препинателните знаци. Но първо, малко по темата за терминологията:

Репликата е фраза, произнесена от героите на глас или на себе си.

Понякога можете да правите без думите на автора - обикновено когато разговорът се състои от реплики само на двама души (например имате задача - да съставите диалог с приятел). В този случай всяко твърдение се предшества от тире и следва интервал. В края на фразата има точка, многоточие, удивителен знак или въпросителен знак.

Когато всяка забележка е придружена от думите на автора, ситуацията е малко по-сложна: точката трябва да бъде заменена със запетая (останалите знаци остават на местата си), след това интервал, тире и отново интервал. добавен. След което се дават думите на автора (изключително с малки букви).

По-сложни опции

Понякога думите на автора могат да бъдат поставени преди репликата. Ако в самото начало на диалога те не са маркирани в отделен параграф, след тях се поставя двоеточие и репликата започва на нов ред. По същия начин следващата реплика (отговор) трябва да започне на нов ред.

Създаването на диалог на руски не е най-лесната задача. Най-трудният случай е, когато думите на автора са поставени в реплика. Тази граматична конструкция най-често е придружена от грешки, особено сред начинаещите автори. Това се дължи на голям брой опции, две основни от които: изречението е прекъснато от думите на автора или тези думи са поставени между съседни изречения.

И в двата случая началото на забележката е абсолютно същото като в примера с думите на автора след нея (тире, интервал, самата забележка, отново интервал, тире, още един интервал и думите на автора, написани с малко писма). Следващата част вече е различна. Ако думите на автора са предназначени да бъдат поставени в едно цяло изречение, след тях се поставя запетая, а следващата забележка продължава с малка буква след тирето. Ако се реши думите на автора да се поставят между две отделни изречения, първото от тях трябва да завършва с точка. А след задължителното тире следващата реплика се пише с главна буква.

Други случаи

Понякога има опция (доста рядко), когато в думите на автора има два атрибутивни глагола. По същия начин те могат да бъдат разположени преди или след репликата, като всичко заедно представлява единна структура, изписана на отделен ред. В този случай втората част на пряката реч започва с двоеточие и тире.

В литературните произведения понякога можете да намерите дори по-сложни конструкции, но сега няма да навлизаме в тях.

След като усвоите основните правила за конструиране, можете по подобен начин, например, да съставите език и т.н.

Малко за съдържанието

Нека да преминем от пунктуацията директно към съдържанието на диалозите. Съветът на опитните автори е да се минимизират както репликите, така и думите на автора. Трябва да премахнете всички ненужни описания и фрази, които не носят полезна информация, както и ненужни разкрасявания (това се отнася не само за диалога). Разбира се, крайният избор остава за автора. Важно е в същото време той да не губи чувството си за пропорция.

Твърде дългите непрекъснати диалози са силно обезкуражени. Това ненужно протака историята. В крайна сметка се разбира, че героите водят разговор в реално време и сюжетът на произведението като цяло трябва да се развива много по-бързо. Ако е необходим дълъг диалог, той трябва да бъде разреден с описание на емоциите на героите и всички съпътстващи действия.

Фрази, които не носят информация, полезна за развитието на сюжета, могат да запушат всеки диалог. Трябва да звучи възможно най-естествено. Силно не се препоръчва използването на сложни изречения или такива изрази, които никога не се срещат в разговорната реч (разбира се, освен ако намерението на автора не предполага друго).

Как да проверите себе си

Най-лесният начин да проверите естествеността на съставените реплики е като прочетете диалога на глас. Всички много дълги парчета, заедно с претенциозни думи, неизбежно ще наранят ухото. В същото време е много по-трудно да проверите присъствието им с очите си. Това правило важи по същия начин за всеки текст, не само за диалог.

Друга често срещана грешка е излишъкът от атрибутивни думи или монотонността на тяхното използване. Ако е възможно, трябва да премахнете възможно най-много авторски коментари като: той каза, тя отговори и т.н. Това определено трябва да се направи в случаите, когато вече е ясно на кой от героите принадлежи репликата.

Атрибутивните глаголи не трябва да се повтарят, тяхната еднаквост боли ухото. Понякога можете да ги замените с фрази, описващи действията на героите, последвани от забележка. Руският език има огромен брой синоними за глагола каза, оцветени в различни емоционални нюанси.

Приписването не трябва да се смесва с основния текст. При липса на атрибутивна (или заместваща) дума, диалогът се превръща в обикновен текст и се форматира отделно от репликата.

Като се придържате към правилата, които очертахме, можете лесно да съставите всеки диалог.

Подготовка за разговора

Включва:

1. Планиране:

предварителен анализ на участниците и ситуацията;

инициатива за провеждане на разговор и определяне на неговите цели;

определяне на стратегия и тактика;

подробен план за подготовка на разговора.

2. Оперативна подготовка:

събиране на материали;

подбор и систематизиране на материали;

обмисляне и подреждане на материали;

работен план;

развиване на основната част от разговора;

началото и края на разговора.

3. Редактиране:

контрол (т.е. проверка на извършената работа);

придаване на окончателна форма на разговора.

4. Тренировка:

умствена репетиция;

устна репетиция;

репетиция на разговор под формата на диалог със събеседника.

Планирането на разговор се свежда до следните стъпки:

съставяне и проверка на прогноза за бизнес разговор;

установяване на основните, дългосрочни цели на разговора;

търсене на подходящи начини за решаване на тези проблеми (стратегии);

анализ на външни и вътрешни възможности за реализиране на плана за разговор;

идентифициране и разработване на средносрочни и краткосрочни цели на разговора, тяхната връзка и приоритет;

разработване на мерки за изпълнение на тези задачи (разработване на работна програма, план за отделни елементи на разговора) и др.

Фаза I: Започване на разговора

установяване на контакт със събеседника;

създаване на приятна атмосфера за разговор;

за привличане на внимание;

стимулиране на интереса към разговора;

„превземане“ на инициативата.

Всеки бизнес разговор започва с уводна част, която отнема до 10-15% от времето. Необходимо е да се създаде атмосфера на взаимно разбирателство между събеседниците и да се облекчи напрежението.

Задачите, които се решават в началото на разговора, са свързани преди всичко с установяване на контакт със събеседника, създаване на атмосфера на взаимно разбирателство и събуждане на интерес към разговора. Именно от първите фрази на всеки участник в срещата зависи по-нататъшното му отношение към предмета на разговора и събеседника като личност.

Техники за започване на разговор:

Метод за облекчаване на стреса - позволява ви да установите близък контакт с вашия събеседник.

Методът „кука“ ви позволява да очертаете накратко ситуация или проблем, като го свържете със съдържанието на разговора и да използвате тази „кука“ като отправна точка за планирания разговор.

Методът за стимулиране на играта на въображението включва поставянето в началото на разговора на много въпроси по редица проблеми, които трябва да бъдат разгледани в него.

Методът на директен подход означава да отидете направо на въпроса, без да говорите.

Правилното начало на разговор включва:

точно описание на целта на разговора;

взаимно представяне на събеседници;

име на тема;

представяне на лицето, което води разговора;

обявяване на последователността на разглеждане на въпросите.

На какво трябва да обърнете внимание, когато установявате личен контакт с вашия събеседник:

• а) ясни, кратки и смислени уводни фрази и обяснения;
• б) обръщане към събеседниците по име и бащино име;
• в) подходящ външен вид (облекло, елегантност, изражение на лицето);
• г) проявяване на уважение към личността на събеседника, внимание към неговите мнения и интереси;
• е) искане на отговор и др.

Началният етап на разговора има преди всичко психологическо значение. Първите фрази често имат решаващо въздействие върху събеседника, т.е. решението да те изслушам или не.

Фаза II. Трансфер на информация - трансфер на информация, с която искате да ги запознаете. Такъв трансфер трябва да бъде точен, ясен (без двусмислие, объркване, подценяване), професионално коректен и по възможност визуален (използване на добре познати асоциации и паралели, както и визуални средства).

Целта на тази част от разговора е решаването на следните проблеми:

събиране на специална информация за проблемите, исканията и желанията на събеседника;

идентифициране на мотивите и целите на събеседника;

предаване на планирана информация;

анализ и проверка на позицията на събеседника.

• 5 основни групи въпроси:
• 1. Затворените въпроси са въпроси, на които се очаква отговор „да” или „не”. Каква е целта на този тип въпроси? Получете от събеседника разумни аргументи за очаквания от него отговор.
• 2. Отворените въпроси са въпроси, на които не може да се отговори с „да” или „не”, те изискват някакво обяснение („Какво е вашето мнение по този въпрос?”, „Защо смятате, че предприетите мерки са недостатъчни?”).
• 3. Риторични въпроси – на тези въпроси не се дава директен отговор, т.к тяхната цел е да повдигнат нови въпроси и да посочат неразрешени проблеми и да получат подкрепа за нашата позиция от участниците в разговора чрез мълчаливо одобрение („Ние сме на едно мнение по този въпрос, нали?“).
• 4. Повратни моменти – поддържайте разговора в строго установена посока или повдигайте цял набор от нови проблеми. („Как си представяте структурата и разпределението?“).
• 5. Въпроси за размисъл - принудете събеседника да разсъждава, внимателно да обмисли и коментира казаното („Разбрах ли правилно вашето съобщение?“, „Мислите ли, че.?“).

Особено внимание трябва да се обърне на краткостта на изложението. Необходимо е да не забравяме времевата рамка на разговора. Волтер веднъж каза: „Тайната да си скучен е да разкажеш всичко.“

Винаги трябва да помните посоката на разговора, т.е. имайте предвид основните му задачи и не се отклонявайте от темата, дори ако събеседниците засипват говорещия с въпроси.

Когато информирате, трябва искрено и с интерес да слушате оратора. И в същото време се опитайте да останете себе си: естествен, учтив без формализъм, гостоприемен домакин, но чужд на излиянията на Манилов.

В процеса на информиране трябва внимателно да следите всичко, което събеседникът пита, значението на думите му. Ако нещо не е ясно, определено трябва да зададете изясняващ въпрос, но по такъв начин, че събеседникът, когато отговаря, да изрази собственото си мнение и да не се опитва да говори, използвайки добре изтъркани стереотипи.

Фаза III. Аргументация

Аргументацията е начин за убеждаване на някого чрез смислени логически аргументи. Изисква големи познания, концентрация, присъствие на духа, категоричност и коректност на изказванията, а резултатът до голяма степен зависи от събеседника.

Важното тук е:

• 1. Използвайте прости, ясни, точни и убедителни концепции.
• 2. Методът и темпото на аргументация трябва да съответстват на темпераментните характеристики на събеседника.
• 3. Водете спора правилно по отношение на събеседника, т.к това, особено при дългосрочни контакти, ще бъде много по-изгодно за вас:

винаги открито признавайте, че другият е прав, когато е прав, дори това да има неблагоприятни последици за вас;

Можете да продължите да оперирате само с онези аргументи, които са приети от вашите събеседници;

избягвайте празните фрази.

4. Адаптирайте аргументите към личността на вашия събеседник:

насочете аргумента към целите и мотивите на събеседника;

избягвайте простото изброяване на факти;

използвайте терминология, която е разбираема за вашия събеседник.

• 5. Избягвайте неделови изрази и формулировки, които затрудняват аргументацията и разбирането.
• 6. Опитайте се да представите своите доказателства, идеи и съображения на събеседника си възможно най-ясно.

В аргументацията има две основни конструкции: доказателствена аргументация, когато искате да докажете или обосновете нещо, и контрааргументация, с която опровергавате твърденията на вашите партньори в преговорите.

За изграждането на двете конструкции се използват следните основни методи на аргументация (логически).

Основният метод е директно обръщение към събеседника, когото запознавате с фактите и информацията, които са в основата на вашия аргумент. Ако говорим за контрааргументи, тогава трябва да се опитаме да оспорим и опровергаем аргументите на събеседника.

Методът на противоречието се основава на идентифициране на противоречия в аргументацията на противника. По своята същност този метод е защитен.

Методът на извода се основава на прецизна аргументация, която постепенно, стъпка по стъпка, чрез частични заключения, ви води до желания извод. При използването на този метод трябва да се обърне внимание на така наречената привидна причинно-следствена връзка. Откриването на този вид грешка не е толкова лесно, колкото в примера с използването на очевидна причинно-следствена връзка в един урок по физика. Учителят попита ученика: „Какво знаете за свойствата на топлината и студа?“ - "При топлина всички тела се разширяват, а при студ се свиват." „Точно така“, отбеляза учителят, „сега дайте няколко примера.“ Ученик: „През лятото е топло, така че дните са по-дълги, а през зимата е студено и дните са по-къси.“

Методът на сравнение е от изключително значение, особено когато сравненията са добре подбрани.

Методът "да-но". Често партньорът води добре подбрани аргументи. Те обаче обхващат или само предимства, или само слабости. Но тъй като в действителност всяко явление има както плюсове, така и минуси, можете да използвате метода „да-но“, който ви позволява да разгледате други аспекти на предмета на дискусия. В този случай трябва спокойно да се съгласите с партньора си и след това да започнете да характеризирате този предмет от точно противоположната страна и трезво да претегляте какво има повече тук, плюсове или минуси.

Методът на бумеранга дава възможност да се използва „оръжието“ на партньора срещу него. Този метод няма силата на доказателство, но има изключителен ефект, ако се прилага с достатъчна доза ум.

Метод на игнориране. Често се случва факт, заявен от партньор, да не може да бъде оборен, но може успешно да бъде игнориран.

Методът на проучването се основава на предварително задаване на въпроси. Разбира се, не винаги е препоръчително да показвате картите си веднага. Но можете да зададете на партньора си серия от въпроси предварително, за да идентифицирате поне основно позицията му.

Видим метод на поддръжка. Въпросът е, че например съдружник е изложил аргументите си и сега вие вземате думата. Но вие изобщо не възразявате и не му противоречите, а за учудване на всички присъстващи, напротив, идвате на помощ, като носите нови доказателства в негова полза. Но само за външен вид. И това е последвано от контраатака, например: „Забравихте да посочите такива факти в подкрепа на мисълта си... „Но всичко това няма да ви помогне, тъй като...“ и идва ред на вашите контрааргументи.

Така изглежда, че сте проучили гледната точка на партньора си по-задълбочено от самия него и след това сте се убедили в непоследователността на тезите му. Този метод обаче изисква особено внимателна подготовка.

Фаза IV. Приключване на разговора и вземане на решение.

Последният етап от разговора е неговото завършване. Успешното завършване на разговор означава постигане на предварително определени цели. На последния етап се решават следните задачи:

вземане на решение

постигане на основната или (в неблагоприятен случай) резервна (алтернативна) цел;

осигуряване на благоприятна атмосфера;

стимулиране на събеседника за извършване на планираните действия;

поддържане на по-нататъшни (при необходимост) контакти със събеседника и неговите колеги;

изготвяне на резюме с ясен основен извод, ясен за всички присъстващи.

Има два метода за ускоряване на вземането на решения: пряко и косвено ускоряване.

ДИРЕКТНО УСКОРЕНИЕ. Пример за тази техника: „Веднага ли ще вземем решение?“ Най-често събеседникът все още не е имал време да вземе решение и затова отговаря: "Не, още не. Все още трябва да мисля за всичко."

Използвайки техниката на „директно ускорение“, можете да вземете решение за възможно най-кратко време. Но тази техника често не постига целта си, тъй като в 50% от тези случаи събеседникът казва „не“.

КОСВЕНО УСКОРЕНИЕ. Тази техника ви позволява постепенно да доведете събеседника си до желаната цел. Предимството е, че започвате да работите за целта си доста рано, намалявайки риска от провал.

Има четири варианта на тази техника.

Хипотетичен подход. Почти всички хора изпитват известен страх, когато попаднат в ситуация, в която трябва да вземат решение. В тази връзка е препоръчително да се говори само за условно решение, така че събеседникът да се отпусне и да свикне постепенно. Следните формулировки са подходящи за това: „Ако ...“, „В случай ...“, „Да предположим, че ...“.

Решения стъпка по стъпка. Окончателното заключение на събеседника може да бъде предотвратено, като се приеме, че основното решение на разговора вече е взето. Тогава се вземат само предварителни или частични решения. Така записвате отделни моменти на решения още преди събеседникът да е дал съгласието си. В резултат се постига силно въздействие (чрез внушение) върху събеседника в желаната посока.

Алтернативни решения. Същността на този подход е, че вие ​​предлагате на вашия събеседник алтернативни решения на проблема. Важно е и двата варианта да ви подхождат.

Всички изброени методи за индиректно ускоряване на вземането на решения са продуктивни сами по себе си, а ако се използват в комбинация, ефективността им ще бъде още по-висока.

Използвайки тези методи, изглежда, че водите събеседника си в безобидна задънена улица. Задълбава в него и неволно се доближава до крайното решение.

Събеседникът най-добре запомня последната част от речта. Това означава, че последните думи имат най-силно въздействие върху него. В тази връзка е препоръчително да запишете и запомните последните няколко изречения или поне последното.

Някои общи съвети за прекратяване на разговор:

Чувствайте се свободни да попитате другия човек дали е съгласен с вашата цел.

Не показвайте несигурност по време на фазата на вземане на решение. Ако се колебаете в момента на вземане на решение, тогава не се изненадвайте, ако вашият събеседник започне да се колебае.

Винаги оставяйте един силен аргумент в резерв в подкрепа на вашата теза, в случай че събеседникът започне да се колебае в момента на вземане на решение.

Използвайте достоверни аргументи, тъй като е по-добре събеседникът да вземе решение сега, отколкото по-късно.

Не отстъпвайте, докато другият човек ясно не повтори „не“ няколко пъти.

Не се отказвайте от милостта на събеседника си, докато не опитате всички известни методи на принуда.

Следете поведението на вашия събеседник, за да разберете навреме, че разговорът е към своя край. Прекратете разговора в подходящия момент.

След като достигнете целта си, кажете сбогом на събеседника си. Веднага след като вземете решение, благодарете на събеседника и го поздравете за разумното решение.

Завършването на разговор не може да се сведе до просто повтаряне на най-важните точки. Основните идеи трябва да бъдат формулирани много ясно и кратко. Цялостното заключение трябва да поставите в лесно смилаема форма, т.е. направете няколко логични твърдения, пълни със смисъл и значение. Всеки детайл от обобщаващото заключение трябва да е ясен и разбираем за всички присъстващи, да няма място за ненужни думи и неясни формулировки. Обобщаващото заключение трябва да бъде доминирано от една основна идея, най-често представена под формата на няколко разпоредби, които последователно я изразяват в най-кратка форма.

Бизнес разговорът обикновено има една от двете цели: получаване на информация или извличане на някаква полза. Ето защо, когато ставате участник в бизнес разговор, си струва да запомните, че тази комуникация не е насочена към получаване на удоволствие, а към решаване на конкретен бизнес въпрос.

Бизнес разговорможе с право да се счита за най-прагматичния тип взаимодействие. Личните интереси тук отстъпват пред служебните. Резултатът от правилния бизнес разговор е съвместно решение, което устройва всички страни. В същото време никой от участниците няма неблагоприятно впечатление за партньора и връзката поне остава на същото ниво.

Бизнес разговоре диалог между бизнес партньори, насочен към решаване на общ бизнес проблем. В такъв диалог между събеседниците има въпроси целитърсене на най-ефективни начини за сътрудничество, координация и разпределение на извършената работа, разрешаване на възникнали трудни въпроси, обмен на информация и контакти.

основната задачатакъв разговор - да убеди комуникационния партньор да приеме определени предложения.

Тези особености на деловия разговор предопределят необходимостта от внимателна подготовка за този вид разговор. Ето защо е изключително важно служителите да разберат как правилно да организират и провеждат такава комуникация.

Основни функции на бизнес разговора:

1. Стартиране на трансформационни процеси и проследяване на вече стартирали проекти.
2. Поддържане на бизнес отношения между служители на една и съща организация и установяване на нови бизнес контакти.
3. Развитие на нови посоки на движение.
4. Информационно взаимодействие.

• Бизнес комуникациите като начин за постигане на всякакви бизнес цели

Основни видове делови разговори със служители

Можете да изберете 4 видабизнес разговори:

1. Интервю преди назначаване- насочени към получаване на изчерпателна информация за кандидата за работа. Провежда се под формата на интервю, състоящо се от въпроси от различен тип.

2. Разговор при уволнение- може да възникне в две различни ситуации:

• уволнение на служител по негово желание. В този случай задачата на мениджъра е да открие истината мотивинапускане на служител, за което служителят е помолен да оцени условията на труд, съдържанието и обема на производствените задачи, които са му възложени;
• ситуация, при която мениджърът е принуден да уволни или съкрати служител. Тази ситуация е най-трудната от всички форми на бизнес разговор, следователно, за да извърши такава процедура, мениджърът трябва да притежава специфични знания и техники.

3. Проблемни разговори- използват се в случаите, когато служителят има значителни дисциплинарни нарушения или други затруднения в трудовата си дейност. Целта на такъв разговор е да се направи преглед на дейността на служителя, да се идентифицират причините за проблемното поведение и евентуална помощ за преодоляването им.

За да разреши ефективно проблемите в дейностите на служителя, мениджърът трябва още преди да започне проблемен разговорсъберете цялата необходима информация за служителя и неговите дейности, а също така обмислете целта, която той иска да постигне в резултат на разговора, и методите, чрез които този проблем ще бъде разрешен, а също така формулирайте желаните резултати.

За да изградите компетентно разговор за бизнес проблеми, трябва:

• започнете с положителен преглед на работата на служителя и едва след това преминете към критична оценка на неговото представяне;
• не забравяйте, че трябва да се анализира критично изпълнението на служебните задължения на служителя, а не неговата личност;
• опитайте се да изберете възможно най-конкретни и разбираеми формулировки, за да избегнете недоразумения, произтичащи от използването на общи фрази като: „Вие вършите работата си лошо“;
• Заключението на проблемен разговор може да бъде думи на инструкция или дори похвала.

В резултат на спазването на тези правила проблемният разговор е по-вероятно да бъде ефективен и служителят няма да развие негативни чувства към вас.

Въпроси, които трябва да бъдат изяснени по време на проблемен разговор (те ще ви помогнат да разберете ситуацията и да разработите стратегия за разрешаване на проблема):

• Дисциплинарните нарушения на служителя причинени ли са от сериозни лични проблеми (болест на близките му, конфликти в семейството и др.)?
• Дали честите неуспехи в работата на даден служител показват недостатъчна квалификация и необходимост от обучение?
• Опитва ли се служителят да привлече внимание чрез поведението си и да предаде някакво послание на ръководството (може би се страхува да каже нещо директно)?
• Може би служителят не е доволен от стила на управление или изпитва нужда от повече свобода?

4. Дисциплинарна беседа, по същество е вид проблемен разговор, който включва информиране на служител за принудително дисциплинарно наказание срещу него. Такова решение трябва да бъде изразено спокойно, кратко, ясно съсредоточавайки вниманието на служителя върху извършването на адекватна оценка на случилото се и изразяване на разбиране.

Пример за бизнес разговор на среща: ръководител - подчинен

Дмитрий: Благодаря на всички за ефективността и бързия отговор. Моля всички да си налеят кафе и да обсъдим двата въпроса, които са на дневен ред днес. Можете да ги видите на дъската.

Алексей: Дмитрий, имам няколко неща, които бих добавил към този списък, ако мога.

Дмитрий: Съжалявам, Алексей, но днес имам строго ограничение във времето - в 11:00 трябва да летя до друг град за среща. Вашите идеи не могат ли да изчакат моето завръщане?

Алексей: Могат, няма проблем.

Дмитрий. Страхотен. Тогава да преминем към първата тема на срещата. Напоследък разходите ни, за съжаление, се увеличиха значително и нашата дирекция настоятелно ни помоли да намалим разходите, доколкото е възможно. Моля ви, като ръководители на вашите отдели, да подготвите доклади с план за намаляване на разходите във вашите отдели до момента, в който се върна от пътуването си. Предполагам, че намирането на източници на спестявания няма да е лесно, но заповеди от началници, както знаем, не се обсъждат.

Семьон: Относно втория ни въпрос, Дмитрий...

Дмитрий: Слушам, Семьон. Вече имате идеи?

Семьон: Да, няколко. Начертах решения на този проблем и направих копие за всички, така че всеки да може да види моите идеи.

Дмитрий: Страхотна инициатива, Семьон! Ние просто се нуждаем от това. Насърчавам всички да обсъдят идеите на Семьон точно сега и определено ще ги прочета по пътя към срещата. Когато се върна, със сигурност ще ви поканя отново на срещата. Довиждане!

Какви фрази не трябва да казва мениджърът в бизнес комуникацията?

Трябва да внимавате, когато говорите каквото и да било на подчинените си. Дори привидно безобидни думи могат да убият мотивацията на служителя и да дискредитират шефа.

Редакцията на списание "Търговски директор" донесе 10 фрази, което определено не трябва да се използва в бизнес разговор.

Какви фактори влияят върху ефективния бизнес разговор?

Има определени фактории техники за бизнес разговор, които могат да увеличат продуктивността на всеки разговор на бизнес теми с колеги, подчинени или бизнес партньори.

• Подготовката и провеждането на бизнес разговор е невъзможна без притежаването на определени професионални познания, които ще ви помогнат да се чувствате уверени и да представите информацията възможно най-точно.
• Важни характеристики на правилното представяне на информацията са простотата, яснотата и конкретността. Важно е съобщенията да се възприемат недвусмислено и да не предизвикват недоразумения. Това може да се постигне чрез използването на помощни инструменти като презентации, таблици, диаграми.
• Бизнес разговорът трябва да протича по предварително планиран курс, така че се опитайте да не изпускате от поглед основните цели на разговора и да ги представите на другите участници в разговора.
• Ключовите идеи на вашата реч трябва да се повторят няколко пъти: това ще улесни вашите събеседници да ги възприемат и запомнят.
• Представянето на вашите комуникационни партньори с неочаквани факти, подбрани предварително, ще ви послужи добре.
• Не претоварвайте комуникационните си партньори с твърде много информация, в противен случай разговорът няма да предизвика техния интерес. Вместо това вмъкнете подходящ хумор в речта си и това ще помогне на другите участници в разговора по-лесно да възприемат останалата информация, дори и не много приятна.
• Бизнес разговорът не трябва да бъде еднакъв по интензитет - интензивността на разговора трябва постепенно да се увеличава с наближаването на края. В същото време отделно съобщение, напротив, трябва да носи максимална информация в първата си половина, позволявайки на събеседника да се отпусне и да обобщи основните идеи във втората.

• Скриптове за разговор с мениджър продажби: алгоритъм за разработка, примери

Най-често срещаните методи за бизнес разговор с партньори

Процесът на бизнес разговор, както всеки вид комуникация, може да се осъществи с помощта на различни методи за комуникация.

№1. Фундаментален методе най-познатият метод за комуникация за нас - аргументиране на гледната точка и контрааргументиране на доказателствата на събеседника.

№2. Използвайте в изпълнение цифрови примериможе да се превърне в най-мощния аргумент, тъй като дигиталната статистика не може да бъде опровергана, поне в конкретен момент от бизнес разговор.

№3. Метод на противоречиетосе състои в търсене на несъответствия и взаимно изключващи се идеи в разсъжденията на събеседника. По този начин можете да заемете изгодна отбранителна позиция.

№4. За да доведете партньорите в бизнес разговор до необходимия извод, можете да използвате метод на извода, който изгражда крайно заключение въз основа на по-малки, точни аргументи. Въпреки това, когато използвате този метод, е лесно да направите грешката да използвате „очевидна причинно-следствена връзка“. Например, в отговор на молбата на учителя да каже какво знае за характеристиките на студа и топлината, ученикът отговори, че при топлина телата са склонни да се разширяват, а при студ са склонни да се свиват, и даде пример за лятото и зимата ( през лятото дните се разширяват - стават по-дълги, а през зимата се стесняват и скъсяват), което е неправилно.

№5. Добре подбрани сравнения ( метод за сравнение) може да изиграе значителна роля в убеждаването на противниците във вашата гледна точка.

№6. Ако опонентът ви концентрира аргумента си единствено върху предимствата или недостатъците на дадена идея, метод "да-но"., което се състои в способността първо да изразите съгласие със събеседника, а след това да привлечете вниманието му към точно противоположната страна на предмета на дискусия и да анализирате общия брой плюсове и минуси.

№7. Друг печеливш метод е метод на парчета, чиято същност е да раздели съобщението на опонента на отделни блокове и да ги коментира: „Вярно“, „Това е много противоречива идея“, „Напълно не съм съгласен“. Най-голям ефект ще постигнете, ако се съсредоточите върху коментирането и оборването на очевидно слабите аргументи на събеседника си, оставяйки без внимание силните страни на изказването му.

№8. Един от най-гениалните методи, който сам по себе си не е метод на аргументация, но може да има много силно въздействие, когато се използва на правилното място в делови разговор - метод на бумеранга. Ярък пример е диалогът между атинския държавник Демостен и неговия дългогодишен политически враг, военачалника Фокион, когато в отговор на изявлението на първия, че атиняните, ядосани, могат да обесят Фокион, той отговори: „И вие, разбира се, също , щом дойдат на себе си.”

№9. Ако опровергаването или контрааргументирането на идеята на противника е трудно, то може просто да бъде игнорирано - метод за игнориране.

№10. Анкетен методдава възможност да зададете на събеседника списък с въпроси още преди началото на разговора и по този начин да го принудите леко да покаже картите си и да изрази мнението си по разглежданата тема. Обикновено такива въпроси започват с фразата: "Какво мислите за...?"

№11. Видим метод на поддръжкае най-сложният и изискващ специална подготовка метод, използван при бизнес контакти и бизнес разговори. Същността му се състои в това, че след като вашият опонент се изкаже, вие, започвайки отговорна реч, за изненада на всички участници в диалога, не се опитвате да опровергаете неговата позиция, а напротив, продължавате да развивате неговата гледна точка възглед, излагайки все нови и нови аргументи в негова подкрепа. Такава помощ на опонента обаче е само привидна. След няколко аргумента в полза казвате: „Но и всичко това не е достатъчно убедително доказателство, тъй като...“. Целта на този метод е да убедите аудиторията си, че сте извършили задълбочен анализ на позицията на опонента си (влизайки по-дълбоко в темата от самия оратор) и сте открили противоречивостта на неговите идеи.

• Телефонни техники: 6 съвета, за да избегнете объркване

Експертно мнение

Методът "асансьор" в бизнес комуникацията

Андрей Колесников,

Генерален директор на PowerLexis, Санкт Петербург

За да постигнете най-добър ефект в бизнес комуникацията, препоръчвам да използвате метода „асансьор“, който е много популярен в Америка. Същността му е следната: представете си, че отивате на преговори с важен шеф в голяма компания и знаете, че ще имате точно час.

Качвате се на 50-ия етаж на небостъргач и изведнъж срещате ръководител, който изтича от офиса и казва: „Съжалявам, спешен въпрос! Хайде, докато се возим в асансьора, можеш да ми кажеш същността на предложението. Това е страхотен тест: ако имате само 30 секунди, за да предадете основната идея на срещата на вашия събеседник, можете да сте сигурни, че по-нататъшното ви сътрудничество ще бъде успешно.

Разговор в бизнес комуникацията: условия за успех

Воденето на делови разговор е нещо, което при желание е възможно и дори желателно да се научи. Западните специалисти в бизнес разговорите и бизнес преговорите - така наречените "говорещи" - са разработили техника, която води 7 от 10 срещи до всички желани резултати, а останалите 3 до някои от тях.

Условия за бизнес комуникация:

• способността да предизвикате истински интерес в комуникационен партньор, да му покажете взаимната полза от бизнес контакта;
• провеждане на бизнес разговори и срещи в приятелска, доверителна атмосфера;
• включване на техники на внушение и убеждаване в обмена на информация.

• влезте в диалог на тема, свързана с работата в коридора, „сякаш небрежно“, като предхождате разговора с фрази като: „Имате ли няколко минути за разговор?“, „Много е хубаво, че ви срещнах, дълго време те търсих, за да направя едно нещо за теб.” предложение” и т.н.;
• общувайте със събеседника по такъв начин, че той да разбере, че е пристигнал в неподходящото време, включително комбиниране на бизнес разговор с други дейности (работа с документи, разговор по телефона и др.).

Смята се, че ходът на деловия разговор се определя в първите 10 минути от разговора и от тях зависи изходът му. Ето защо „говорещите“ препоръчват, когато се подготвят за бизнес среща, да обърнат специално внимание на първия въпрос, който ще бъде разгледан - по-добре е той да е кратък и да представлява интерес, но да не предизвиква разгорещена дискусия. Такова начало ще даде добър тон за целия по-нататъшен диалог.

• Уволнение по желание: правила и клопки

План за бизнес разговор: 4 етапа на общуване

Експертите подчертават следното етапиделови разговор:

Етап 1: Подготовка.

Организацията на подготвителните дейности обикновено включва:

• определяне на темата на деловия разговор, състава на участниците в срещата, конкретна дата и място;
• оставяйки груб план за срещата. Добре разработеният план ще ви помогне да контролирате ситуацията, дори ако се намесят неочаквани обстоятелства;
• изучаване на специална информация по темата на срещата: научна литература, записки, статистически материали, данни от организации и др. Следва задълбочен анализ на получената информация и попълване на вече разработения план с нея;
• Планът за срещата и нейните цели се съобщават в самото начало на деловия разговор.

Етап 2: Започване на разговор.

Началото на бизнес разговор създава емоционална връзка между партньорите, което ще повлияе на по-нататъшния ход на диалога, така че е важно инициаторът на срещата да покаже учтиво, приятелско отношение към нейните участници. На този етап се постига първата от целите на деловия разговор - установяване на контакти, възникване на взаимен интерес и създаване на благоприятен тон на комуникация. Понякога правилното започване на бизнес разговор означава също така да поемете инициативата първи.

Етап 3: Обмен на информация.

Централният етап от структурата на бизнес разговора е информационната част, която се състои в предаване на необходимата информация на комуникационните партньори и съвместно обсъждане на предложените идеи. Важно е да се конструират съобщенията по такъв начин, че да са възможно най-кратки и ясни, обмислени предварително, подкрепени с надеждни аргументи и визуален материал, както и да се състоят от термини, разбираеми за всички слушатели. Неправилно е да прекъсвате говорещия, да отговаряте остро на всякакви изказвания, да привличате вниманието на присъстващите върху разликата между вас или да говорите твърде бързо. Опитайте се да разберете и приемете психологическото състояние на вашите партньори в комуникацията, не се включвайте в емоционални спорове с прекалено разгорещени събеседници.

Етап 4: Край на разговора

Целите на деловия разговор се считат за изпълнени, когато всички теми са обхванати, проблемите са разрешени успешно и участниците са доволни от взетите решения. В края на разговора е важно да обобщите срещата и да подчертаете основните изводи и идеи, до които сте стигнали в резултат на диалога.

• Как да вземаме ефективни бизнес решения: 4 компонента на успеха

Основни правила на деловия разговор

Съществуват следните общоприети правила за водене на бизнес разговор:

1 Правило

Покажете уважение към вашия партньор в комуникацията. Покажете му същото отношение, което вие самият бихте се радвали да получите във ваша посока. Избягвайте прекалено лични теми в разговора, като болести или недостатъци на събеседника. Не клеветете и не клюкарствайте, не проявявайте враждебност към опонента си.

2 Правило

Опитайте се да не повишавате тон по време на диалог. За да направите това, може да се наложи да избягвате някои деликатни теми, които могат да предизвикат най-силна реакция у вашия събеседник. За да избегнете конфликт, избягвайте дидактичен тон, невнимателно отношение към думите на опонента или повърхностна, необмислена оценка на неговите изявления. Въпреки това, бъдете готови да изразите своята гледна точка по обсъжданите теми: хората, които нямат собствено мнение, едва ли ще предизвикат интерес и уважение от бизнес партньори.

3 Правило

Едно от ключовите умения на добрия бизнес разговор е слушането. Не прекъсвайте събеседника си, не му възразявайте по груб или дори заплашителен начин и не се опитвайте да давате колкото се може повече непоискани съвети.

4 Правило

Докато слушате опонента си, концентрирайте вниманието си максимално върху речта му. Не забравяйте периодично да демонстрирате внимателното си отношение с кимване, малка забележка или просто намеса, в противен случай вашата пасивност може да се счита за неучтивост и нежелание да се снизходите към събеседника си.

5 Правило

Не по-малко важно от умението да слушаш е умението да говориш. Добре тренираният изразителен глас е 40% от успеха на всеки бизнес разговор. Неясното произношение или неприятно звучащ глас може да неутрализира дори най-успешната презентация и, напротив, ярък, ясен глас с правилно дишане и дикция ще накара слушателите да забравят за недостатъци или грешки при представяне на информация. Следователно пътят към успешните речи започва с овладяването на правилните речеви техники.

Въпреки това такива думи имат важна функция - функцията за въвеждане на смислен разговор, забавяне на времето, за да се даде възможност на участниците в бизнес разговор емоционално да се настроят един към друг и към предмета на дискусията. Ако в началния етап на диалога е трудно да намерите теми, които биха заинтересували и двете страни, трябва да използвате шаблони и клишета, за да поддържате разговора.

Метаезик – езикът на подтекста

Съвет #1.Самите думи винаги са неутрални и определена емоционална конотация им се придава от контекста, в който се използват, обстоятелствата, при които се провежда разговорът, и начина, по който човек ги използва. Сравнете: фразата „моят шеф“ звучи по-топло и по-емоционално от просто „шефе“. Фразата „тя говори с мен“ е по-вероятно да предложи взаимен разговор, който най-вероятно е имал някакъв ефект върху говорещия, отколкото фразата „тя ми каза“ (която създава впечатление за неутрален разговор или дори разговор с негативна конотация ). Използвайки това знание, можете да управлявате впечатлението и реакциите на вашия събеседник - например вече споменатата фраза „Трябва да говоря с вас“ първоначално ще настрои човека за взаимодействие и сътрудничество.

Съвет #2.Способността да се говори на „един метаезик“ е много важна за преговорите. Ако забележите, че вашият партньор за комуникация използва определени „говорещи“ изрази, опитайте се да превключите на същия език. Да предположим, че един от участниците в бизнес разговор казва: „Изглежда, че пътищата ни се разминават тук“, което може да показва желанието му да прекрати преговорите. Фразата, която използва, не е типична за бизнес комуникацията, но ако другите участници в разговора са внимателни към метаезика, използван от техните комуникационни партньори, те ще могат да предположат, че говорещият е лично засегнат от предмета на дискусия и „спестете ” преговорите, като говори на своя метаезик.

Съвет #3.Има метадуми, които показват, че лицето, което ги използва, иска да скрие истината или да повлияе на хода на бизнес разговор: „всъщност“, „наистина“, „да бъда напълно честен“, „без съмнение“ и т.н. Използвайки тези думи ще ви позволи бързо да определите, че опонентът ви не е искрен. Например, ако ви кажат: „Честно казано, този продукт е най-добрият избор, който можете да направите“, тогава най-вероятно истинското значение на съобщението е: „Този ​​продукт не е най-добрият вариант, който можете да изберете, но се надявам, че вие ще ми повярва." Някои хора обаче използват тези метадуми с искрено желание да убедят събеседниците си в своята честност. Струва си да се отървете от този навик, защото като ги чуете, повечето хора разчитат сигнала за измама.

Съвет #4.Навикът да завършвате изречения с въпроси „Не е ли така?“, „Прав ли съм?“, „Да?“ казва на вашите събеседници, че не сте добре запознати с предмета на дискусия, следователно търсите потвърждение от вашите комуникационни партньори. Опитайте се да избягвате подобни завои.

Съвет #5.Използването на думите „само“ или „само“ в делови разговор е сигурен знак, че човек иска умишлено да омаловажава значението на думите си, да скрие истинските си емоции, да абдикира от отговорност („ние сме просто хора“) или дори да измами ( „изключително ниска цена: само 499 рубли!“).

Съвет #6.Думи като „Ще опитам“, „Ще дам всичко от себе си“, „Ще положа всички усилия“ са характерни за онези хора, които всъщност са предварително подготвени за провал и са свикнали да не постигат целите си. „Не съм сигурен, че мога да се справя с този въпрос“ - това означават подобни фрази на метаезика.

Съвет #7.Има много други фрази, които ще се възприемат двусмислено от слушателите. Например фразата „Просто исках да помогна“ ясно предпазва желанието на човек да се намесва в делата на други хора и да дава непоискани съвети. Думите „само“ или „просто“ имат за цел да смекчат намесата, да я направят по-невидима. Друг пример е фразата „не ме разбирайте погрешно“, която всъщност казва: „Няма да ви хареса това, което чуете от мен, но не ме интересува“. Повече от противоречиво е да чуете фразата „не става дума за парите“ по време на делови разговор, тъй като най-често парите са това, което тревожи говорещия най-много. Фразите „Ще видя какво може да се направи“, „ще опитаме“, „ще дадем всичко от себе си“ са любимите фрази на чиновниците, с които се опитват да се отърват от посетителите.

Съвет #8.За да принудят събеседника да даде съгласието си, често се използват на пръв поглед безобидни думи „разбира се“ и „разбира се“. „Разбира се, ние няма да настояваме за стриктно спазване на сроковете“, казва вашият комуникационен партньор и можем спокойно да предположим, че точно това ще направи.

Съвет #9.За да събудят интереса на събеседника, често се използват фрази като „знаете ли какво се случи след това?“, „представете си какво ми отговори тя…“. Тези клиширани изрази предполагат, че събеседникът ще отговори "Не, не знам, не съм чул какво точно?", И деловият разговор ще поеме в желаната посока. Ако в отговор на такава фраза човек чуе: „Не, и не се интересувам“, той най-вероятно ще игнорира тези думи и ще продължи историята си.

Съвет #10.Пример, който професионалните оратори използват, за да изглеждат остроумни и оригинални, е да кажат небрежно по средата на разказа си: „Това ми напомня за една случка...“ и да разкажат някой стар виц. Това изглежда много по-добре, отколкото директно да питате слушателите: „Знаете ли този виц...?“

Съвет #11.Въпросът „Какво е вашето мнение за...“ обикновено предполага, че лицето, към което е адресиран, ще се съгласи с позицията на говорещия. Контравъпрос: „Каква завладяваща тема. Какво мислиш за това?" ще помогне за изглаждане на възможен конфликт (ако гледните точки се различават) и ще предизвика приятелско отношение в партньора за бизнес разговор.

Съвет #12.Ако искате вашият събеседник лесно да се съгласи с предложение, изразете го директно: „Нека...“ (вместо „Защо не...“ или „Ами ако ние...“). Сложната част от нашия мозък е, че той търси директни отговори на директни въпроси, така че ако направите оферта директно, няма да дадете на партньора си време и възможност да измисли причини за отказ.

Съвет #13.Думите „Не бих искал да изглеждам…“ обикновено са последвани от истинските характеристики на говорещия. Тоест, ако чуете от човек „не бих искал да изглеждам натрапчив“, очаквайте точно това от него.

Съвет #14.Такива емоционални думи и фрази като „стига!”, „този разговор свърши”, „нека приключим този диалог, който не води до никъде” и други фрази, които не са типични за бизнес разговор, сигнализират, че човекът е загубил контрол над ситуацията и е не мога да го контролирам повече.

• Идеална организационна структура за търговски отдел

Експертно мнение

Внимавайте с жестовете

Павел Лядов,

водещ експерт в Центъра за международен протокол на MGIMO, професор в катедрата по дипломация на MGIMO, Москва

Повече от половината информация за човек се предава чрез неговите изражения на лицето, жестове и походка. Например, ако човек не иска да говори с вас, той гледа настрани. Така той показва своята враждебност.

Признаци на затвореност: кръстосани ръце, гледане настрани, стол с облегалка към събеседника. Ако по време на преговори човек сваля очилата си, разглежда ги, барабани с пръсти по масата, гледа в различни посоки - това показва абсолютно нежелание да слуша и отхвърляне на обсъжданото.

Важно е да се вземат предвид националните специфики на жестовия език. Можете напълно неочаквано да обидите човек, без да познавате неговата бизнес култура. Например знакът „ОК“ (палец и показалец, свързани в пръстен) означава различни неща в различните страни: на някои места не става дума за всичко, което е наред, а за пари. На един от средиземноморските острови този знак дори показва нетрадиционна сексуална ориентация. Друг пример: когато се срещнете с някого, вие му подавате своята визитка. Въпреки това, в Близкия изток и арабските страни, ако подарите визитна картичка или подарък с лявата си ръка, рискувате да развалите връзката си с човека: лявата ръка в тези страни се смята за „нечиста“. И така нататък.

Какви въпроси можете да зададете по време на бизнес разговор?

За да разберете какви въпроси трябва да задавате и в кой момент от деловия разговор, както и как да отговорите правилно на тях, трябва да знаете какви въпроси има и за какви цели е най-добре да ги използвате.

1. Затворени въпросиизискват едносричен отговор „да“ или „не“. Запитани по положителен начин, като „Искаш ли...?“, „Харесваш ли...?“, „Съгласен ли си...?“, те ще предизвикат у респондента моментално подсъзнателно желание да кажете „да“ и ако съдържат отрицание („Не е ли така?“, „Мисля, че не мислите, че...“), най-вероятно ще го провокират към отрицателен отговор.

Бизнес разговорът, като форма на бизнес комуникация, често изисква получаване на ясна и конкретна информация. Това, както и потвърждението на събеседника за неговото съгласие с предишни споразумения, идеи и планове, е целта на затворените въпроси. Те едва ли ще насърчат партньора ви за комуникация да предостави по-подробна информация, а ако се използват твърде често и необмислено, могат да създадат впечатление за разпит. Затова не трябва да се злоупотребява с тях без определена цел.

2. Отворени въпроси, за разлика от затворените, ви позволяват да получите допълнителна, по-подробна информация за предмета на дискусия, възгледите на събеседника, неговата оценка на темата на разговора, желанията, мотивите и целите. Те започват с въпросителни думи "какво?", "кой?", "защо?", "кога?", "защо?" и т.н. и изискват подробен, подробен отговор.

Отворените въпроси имат няколко клопки, а именно:

• Те дават възможност на човек да се отклони от темата на дискусия и да насочи разговора в друга посока. За да избегнете това, е необходимо ясно да наблюдавате хода на диалога и да имате предвид целите на разговора.
• Отворените въпроси първоначално предполагат свобода на мнението, което означава, че могат да генерират оценки за предмета на дискусия, които не винаги са необходими в деловия разговор. В този случай трябва да се опитате да избегнете резки, прекалено емоционални възклицания като: „Как можете да мислите за това сега?“ или „Не разбирам защо ти харесва това?“ и ги заменете с учтиво: „Много ще ми е интересно да разбера вашата гледна точка по тази тема“ или „Какъв изход от тази ситуация виждате?“

3. Риторични въпросинямат за цел да получат реален отговор, тъй като той е очевиден и за двете страни (като например отговорът на въпроса „Наистина искаме този проект да ни донесе добри приходи?“). Те са предназначени да насочат мисленето на събеседника в правилната посока, да поставят акценти и да подчертават основните мисли, които трябва да бъдат привлечени към вниманието на комуникационния партньор.

4. Тестови въпросиимат за цел да проверят достоверността на отговорите на нашия събеседник, да проверят неговата искреност. Това става чрез няколко въпроса, структурирани по различен начин, но насочени към получаване на една и съща информация, които се задават на интервали. Например, ако искаме да се уверим, че човек наистина харесва работата си, можем първо да зададем директен въпрос: „Харесваш ли работата си?“, а след известно време да попитаме: „Мислили ли сте някога да смените работата си?“ , и накрая задайте последния контролен въпрос: „Ако ви предложат друга позиция, бихте ли приели?“ По този начин имаме възможност да сравним всички отговори, получени по време на бизнес разговор, и да разберем истинската позиция на събеседника.

5. Уточняващи въпросисе пита дали думите на събеседника са били неразбираеми за вас или твърде абстрактни. Фрази, които обикновено се използват в такива случаи: „Моля, обяснете какво имате предвид?“, „Можете ли да поясните...“, „Какво искате да кажете с това?“

6. Пробни въпросиса насочени към получаване на повече информация за комуникационен партньор, когато той се опитва да скрие нещо важно или не разбира напълно своите мотиви и емоционални състояния. Използването на тези въпроси изисква специална способност за емпатия, съпричастност и такт, тъй като те апелират към чувствата на събеседника: „Какво се случи там?“, „Колко често се случва това?“, „Как реагирахте на това?“, „Какво ви подтикна да постъпите по този начин?“, „Мислите ли, че беше възможно да избегнете тази ситуация и как?“

7. Огледални въпросипочти напълно повтарят отговора на събеседника или поне основните идеи на неговия отговор и се допълват от нашето собствено уточнение („Разбрах ли ви правилно - вярвате ли, че ...?“, „Казахте, че ... Какво основава ли се вашата увереност?“). Бизнес разговорът е разговор, който не включва недоразумения и неясноти, следователно такива речеви модели се използват, за да могат събеседникът ни да чуе себе си отвън, още веднъж да анализира и изясни казаното.

8. Непреки въпросище ни помогне да получим необходимата информация, когато предполагаме, че нашият събеседник ще се опита да избегне директен отговор и да скрие истинското си мнение. За да избегнем реакцията му на съпротива, можем да попитаме не за гледната точка на самия човек, а за позицията на неговите колеги или непосредствено обкръжение. При формулирането му е вероятно човек да отразява собственото си мнение.

Понякога може да е необходим не един, а цял списък от въпроси, за да „достигнете“ до информацията, от която наистина се нуждаете. Например, когато разберем дали нашият събеседник е разговарял с определено лице, което ни интересува, можем да отидем по следния начин: да попитаме дали е ходил днес в определен отдел, дали този човек е бил там, дали е помолил нашия комуникационен партньор за нещо и т.н.

9. Щафетни въпросиви позволяват да вземете последната фраза на вашия събеседник и логично да продължите деловия разговор, преминавайки от обсъждане на една тема към друга.

10. Мостови въпросииграят подобна роля при препредаването на въпроси, а именно: те създават подходящи преходи от една тема към друга, например, като използват следните думи: „Сега предлагам да поговорим за това...“ или „Имам няколко идеи относно . ..”.

11. Заключителни въпроси, както подсказва името, се задават в края на делови разговор и имат за цел да подчертаят уважителни и доверителни отношения между комуникационните партньори, в крайна сметка да изяснят и изяснят споразуменията. Пример би бил въпросът: „Успях ли да ви убедя колко полезно може да бъде нашето сътрудничество?“ или „И така, можем ли да стартираме този проект преди края на тази година?“

• Фрази, с които да кажете „не“ твърдо, но елегантно

Експертно мнение

Бизнес комплиментът е ефективен инструмент за бизнес разговор

Шамил Бикулов,

Директор на Държавното унитарно предприятие "Полиграфски завод в Уфа"

По време на работния процес задължително присъства делови комплимент. Ако човек е свършил работа бързо и добре, тогава защо да не го похвалите? Комплиментът е оценка на резултата от работата на човек. Понякога някои служители реагират болезнено, ако някой бъде публично похвален. Намерих изход от тази ситуация: когато искам да похваля човек за добре свършената работа, казвам неутрална фраза: „Той се справи със задачата си“.

Как да водим бизнес разговор по телефона

Бизнес среща и бизнес разговор могат да се провеждат не само лично. Един от най-простите и често срещани начини за установяване на бизнес контакти е по телефона. Служител, който може професионално да води бизнес преговори по телефона, е от голяма стойност за всяка компания.

Изкуство телефонни разговорие кратко да предаде информация на събеседника и да чуе отговора.

За да направите това, е важно да спазвате следното правилапровеждане на телефонни разговори:

1) Подготвеност, приятелско отношение към събеседника, учтивост - служителят трябва да вдъхва доверие.

2) Притежаване на умения за правилно провеждане на делови разговор.

3) Предварителна подготовка от служителя на необходимите му материали: хартия, справочна информация, телефони.

4) Желанието за бързо изпълнение на задачата.

5) План и цел на комуникацията, комуникационни тактики, въпроси, които да зададете на събеседника, теми, които да се повдигнат в диалога, обмислени още преди телефонния разговор. Целта на такава предварителна подготовка е да се избегнат ненужни паузи, колебания, объркване и повтаряне на думи.

6) Въпроси, отговорите на които ще помогнат на служителя да се подготви за бизнес разговор:

• Каква е целта ми да започна този разговор?
• Възможно ли е да се реши този проблем без обаждане?
• Настроен ли е моят събеседник да обсъжда тази тема?
• Уверен ли съм в успешния изход на разговора? Кое в този случай ще е успешен изход и за двете страни и кое неуспешен изход?
• Какви въпроси трябва да задам и какви въпроси може да дойдат от моя събеседник?
• Какви методи и техники мога да използвам по време на този диалог?
• Как трябва да се държа, ако събеседникът прояви грубост или недоверие към думите ми, повиши тон или започне да отрича моите аргументи?

Как учтиво да прекратите разговор?Има няколко опции за учтиво спиране на ненужно продължителен диалог:

• „Съжалявам, сега имам друга среща, трябва да тръгвам.“
• „Страхувам се, че трябва да бързам за среща сега, може ли да приключим разговора по-късно?“
• „Много се радвам да те чуя, но трябва да тръгвам.“
• „Съжалявам, помолиха ме да изпълня спешна задача, ще бъдете ли добре, ако ви се обадя отново след половин час?“
• „Предлагам да обсъдим това отново следващата седмица.“

Първоначално трябва да прецените дали трябва да влезете в делови разговор по телефона или не. Ако в момента на обаждането в офиса ви има посетител и телефонният разговор е спешен, трябва да се извините на посетителя и да му предложите какво да прави по време на разговора. Ако телефонният разговор не е толкова важен, трябва да помолите обаждащия се да изчака малко или да отложи разговора със следните фрази: „Съжалявам, не мога да говоря сега, позволете ми да се свържа с вас по-късно?“, „Съжалявам, аз зает съм в момента, можеш ли да ми се обадиш след половин час?” ?.

Информация за фирми и експерти

PowerLexis- консултантска компания, специализирана в разработването на технологии за спечелване на публика чрез бизнес презентации „на живо“. PowerLexis предлага на клиентите разработване на концепции за презентации на продукти, услуги, проекти, компании; създаване на стандарт за корпоративен стил и дизайн на презентации; консултации и анализи на презентации. Клиенти: Microsoft, Uniastrum Bank, Baltika OJSC, Балтийска митническа агенция, група компании Informtehnika, Beltel, група компании Spettrust № 2 и др.

Павел Лядовработил около 40 години в Централния офис на Министерството на външните работи в чужбина, бил е генерален консул на СССР в Залцбург (Австрия), генерален консул на Русия в Мюнхен (Германия), първи заместник-началник на отдела за държавен протокол на Министерство на външните работи на СССР и директор на Департамента за държавен протокол на Министерството на външните работи на Русия. Води лекционни курсове по „Етикет на дипломатическата и бизнес комуникация”, „Бизнес етика и протокол”, „Държавен протокол на Руската федерация”.

Център за международен протокол MGIMOсе занимава с професионално обучение и развитие на умения за бизнес етикет и протокол на средни и висши мениджъри и специалисти по външни връзки на фирми и организации. Експертите на центъра организираха повече от 100 международни и общоруски конференции, конгреси и семинари, повече от 70 посещения на висши държавни служители и ръководители на международни организации, както и десетки официални церемонии.

Държавно унитарно предприятие "Полиграфски завод в Уфа"Произвежда разнообразни книги, списания, изобразително изкуство и предмети за културно-битовия стил. Книгите, отпечатани в завода, участват в общоруски и републикански изложби. През 2002 г. печатницата зае 1-во и 3-то място на Регионалния фестивал на рекламата „Професия 2002“ за публикуване на каталога на Уралското триенале и книгата на Е. Хемингуей „Старецът и морето“ на башкирски език. Във фирмата работят около 200 служители. Годишен оборот - 62 милиона рубли.

Специалните планове за подготовка и провеждане на всеки бизнес разговор са неговата „ахилесова пета“, лукс, който е недостижим в ежедневието, както смятат много бизнесмени.

Подготовката на разговор ви позволява да предвидите възможни неочаквани моменти, което намалява ефективността на „атаките“ на събеседника. Освен това се придобива умение за бърза и гъвкава реакция в случай на неочаквано развитие. Всичко това ще улесни ситуацията ни, ако по време на разговора се окажем на непозната и хлъзгава почва.

При изготвянето на важни бизнес преговори се изготвят организационни планове, чието изпълнение отнема няколко дни (обикновено 3-4 дни) или седмици (3-5 седмици или дори повече); освен това е необходимо да се планират подробно и възможно най-точно всички дейности, които трябва да бъдат извършени като част от плана за преговори. Такова планиране ви позволява стриктно да контролирате изпълнението на работата, предвидена в плана, да сравнявате получените показатели с планираните, да вземете предвид разходите и други първоначални параметри, за да определите нуждите и възможностите за изпълнение на даден проект.

Планирането на бизнес разговор се свежда до следните стъпки:

Изготвяне и проверка на прогноза за бизнес разговор

Определяне на основните, дългосрочни цели на разговорите;

Намиране на подходящи начини за решаване на тези проблеми (стратегии);

· анализ на външни и вътрешни възможности за реализиране на плана за разговор;

· идентифициране и разработване на средносрочни и краткосрочни цели на разговора, тяхната връзка и приоритет;

· разработване на мерки за изпълнение на тези задачи (разработване на работна програма, планове за отделни елементи на разговора) и своевременно откриване и предотвратяване на тесни места в плана на разговора;

· разделяне на общи планове на малки, подробни планове;

Така се изработват конкретни работни програми, които трябва да се спазват при реализиране на плана за разговор, но с необходимите корекции.

За да избегнете неуспехи, е необходимо да разберете какви очевидни практически резултати идват от планирането на бизнес разговор. Позволява ви да идентифицирате конкретни, количествено измерими задачи още в началото на подготовката за разговора; заменете отделни елементи от бъдещ разговор, съставете варианти за планове, които улесняват вземането на решения, като ги прехвърлят от интуитивни към реални. Планирането ви помага да откриете и отстраните евентуални тесни места в разговора; координира всички действия и събития съгласно плана за бизнес разговор навреме и от професионална гледна точка. Планирането ви позволява да „делегирате собственост“ и „делегирате“ контрол върху проект за разговор на отделни лица, което насърчава креативността във вашия план за разговор.

Планът на всички дейности за подготовка и провеждане на разговора във времето е основният подготвителен план, на който се основават всички останали планове. В него са посочени видовете дейности, сроковете и изпълнителите.

Дейностите са до известна степен свързани помежду си. Предлага се пример за времеви план за подготовка за бизнес разговор под формата на мемоар за планиране на отделни големи събития.

Стратегическият план за разговор представлява пътя и програмата за действие за постигане на планираните цели.

Тактическият план за разговор е списък от начини за постигане на целите стъпка по стъпка, чието изпълнение води до решаването на основните стратегически задачи на разговора.

Оперативният план за разговор е по-ниско ниво на разработване на тактически план; той определя програма за действие за всяка отделна точка от разговора. Планът за информация и събиране на материали е най-сложната, критична връзка в системата за планиране на делови разговор. Първо, инициаторът на разговора търси източници на информация, след което изучава видовете информация, идваща от тези източници. Накрая той трябва да координира действията на други служби и изпълнители, които му помагат при събирането на материали за разговора.

Планът за систематизиране и подбор на работни материали определя структурата на организацията на събрания материал и критериите за неговия подбор. Освен това структурата и критериите са естествено гъвкави концепции.

Времевият план за презентацията определя рамката на работния план на разговора. Основата е времето, уговорено при насрочване на срещата; време за разговор; Този план се разглежда по-често от други.

Работният план установява структурата на презентацията и разговора като цяло, като се отчита наличното време. Установени са и принципите и методите за разработване на самия план за разговор.

Координацията на плановете става особено важна в случай на промени в подготовката за разговора, ако те засягат други подготвителни операции.

И последният план - планът за обучение - включва разработване на репетиционна програма за нашия бизнес разговор.